Consejos para organizar un departamento de prensa

Organizar un departamento de prensa es vital para las empresas, especialmente, las grandes corporaciones. Esta área es la cara visible en el contacto con los medios de comunicación. Igualmente, se encargará de difundir la imagen y la filosofía de la organización. En el caso de las pymes que no producen tanta cantidad de información también necesitan de ayuda, así que pueden contar con un servicio externo.

Por lo tanto, el departamento de prensa se encargará de planificar y desarrollar estrategias de comunicación externa. La idea es influir con noticias positivas de la institución ante la opinión pública. Esa construcción se basa en crear una imagen que se nutra de lo que realmente es la empresa.

En este artículo conocerás cómo se debe organizar un departamento de prensa, así como sus funciones. Esto te permitirá evaluar qué necesitas tanto en el equipo humano como en los recursos. En el caso de no poseer la estructura necesaria para ello, debes buscar asesoría externa.

Organizar un departamento de prensa

Para que esto realmente suceda lo más recomendable es contar con un equipo que pueda coordinar las comunicaciones. Tanto la comunicación interna como externa, aunque tienen sus funciones se entrelazan en pro de la empresa.

Entonces, necesitas la siguiente estructura para que el gabinete de prensa pueda funcionar:

Director de comunicación

Será el responsable de garantizar que exista la fluidez y la coordinación en la comunicación interna y externa de la empresa. Esta persona se encargará de tomar decisiones en diferentes circunstancias. Por ejemplo, cuando se necesite contactar a los medios debe velar que todo comunicado refleje la imagen de la institución.  

Coordinación de comunicación interna

Es responsable de la comunicación interna de la empresa, es decir, tendrá una función principal en el flujo de información entre los miembros y trabajadores. Vigilará el buen funcionamiento de las relaciones entre los distintos departamentos. Igualmente, tendrá que supervisar las herramientas informativas como correos, boletines, carteleras, entre otros.

Relaciones internas

El equipo que trabajará en relaciones internas se encargará de cumplir con las estrategias emanadas de la coordinación. Informarán de las decisiones y eventos que se realicen en la empresa. De igual manera, colaborarán en el protocolo en caso de que la empresa así lo requiera. Los empleados de esta área son la imagen visible ante los visitantes y las otras áreas de la empresa. 

Coordinación de comunicación externa

Se encargará de coordinar y garantizar las relaciones de la empresa con los medios de comunicación. Además, evaluará el impacto de la opinión pública en la empresa. También determinará las estrategias de marketing y publicidad. Bajo esta coordinación se encuentran dos áreas básicas como:

• Área de publicidad

Al organizar un departamento de prensa, no se puede dejar de un lado el marketing para promocionar a la empresa. Esta área planificará y desarrollará toda la parte publicitaria de la empresa con la finalidad de reflejar sus productos y personalidad.

• Relaciones públicas y contacto con los medios

Esta área representa a la empresa en sus relaciones con otras instituciones, gobierno, organizaciones sin fines de lucro y prensa. El objetivo es mantener una buena comunicación con su entorno. Es fundamental tener una presencia amplia en los medios de comunicación para atender las demandas informativas.

Esta área se encargará de realizar las notas de prensa y preparar las apariciones ante los medios de comunicación. También no hay que olvidar la gestión de las redes sociales para garantizar la comunicación constante con el público y las nuevas tecnologías.

En el caso, de que no requieras de un buen servicio externo de gabinete de prensa, nosotros te podemos ayudar, ya que contamos con un equipo humano calificado y con experiencia para ello.

El gobierno español necesita una agencia de comunicación internacional

El gobierno español necesita una agencia de comunicación internacional para hacer frente en los medios de comunicación al desafío secesionista que le plantea el nuevo gobierno independentista catalán.

El principal y más urgente problema que tiene España en este momento es la posibilidad de que el relato independentista de los partidos nacionalistas catalanes ahora en el gobierno de la Generalitat pase a los hechos "simbólicos", como lo fue la declaración de independencia del del 10 de Octubre de 2017, sino a los hechos tangibles que puedan ser difícilmente reversibles y con funestas consecuencias.

El campo de batalla de los medios internacionales

“El gobierno español no quiso dar legitimidad al gobierno catalán en la batalla del relato, en la lucha de los símbolos y en la guerra semántica que han ganado de calle las fuerzas independentistas al concurrir solos al campo de batalla de los medios de comunicación internacionales.”

— Octavio Rojas

Esta incomparecencia del gobierno español se analizaba desde un punto de vista demasiado teórico y político, mientras que los independentistas pusieron en práctica tácticas propagandísticas destinadas a abarcar el mayor espacio de comunicación, lo que se tradujo en un logro estratégico que ha terminado por afectar en ámbitos políticos y jurídicos a nivel internacional.  No se entendería la posición del Tribunal de Schleswig-Holstein, Alemania contra las tesis del juez Llarena sin la notoriedad y la preeminencia del discurso independentista en los medios germanos.

Aunque se insista en que ha sido el gobierno ruso el que ha influido en la secesión en Cataluña, lo que no se puede negar es que existe un grupo de ciberactivistas que ha venido defendiendo con la mayor intensidad y de manera organizada los postulados independentistas cada vez que hay una noticia en los medios internacionales.  Esto lo han hecho respondiendo en el idioma que corresponda para que el resto de los lectores pudiera entenderlos sin problemas.

Asimismo, las "embajadas" catalanas organizaban eventos de todo tipo: gastronómicos, culturales, etc. y convocaban no sólo a representantes políticos de los países en donde estaban, sino que también cursaban invitaciones a lideres sociales, sindicales, intelectuales, periodistas, entre otros. Todo esto con el fin no sólo de dar legitimidad a su discurso, sino de ir sembrando su relato en las mentes y en los corazones de los líderes de opinión.

Una agencia de comunicación internacional para mantener la unidad de España

Una agencia de comunicación internacional daría al gobierno español una visión profesional, no necesariamente política, de lo que puede hacerse no sólo en el ámbito de los medios de comunicación, sino en otras acciones de relaciones públicas en las que igual participarán políticos, jueces, intelectuales, etc. 

La agencia de comunicación internacional debería contar no sólo con políticos españoles, tanto en el gobierno y de los partidos en la oposición, sino también contar con artistas, deportistas e intelectuales, quienes expliquen la visión "constitucionalista", sin que esto implique un apoyo al gobierno, sino un compromiso con la unidad del país.

Debería convocarse un concurso internacional de agencias de comunicación de manera transparente y que tuviera un presupuesto acorde al reto que se le quiere encomendar. 

Sería deseable que fuera gestionado por una entidad independiente, como Dircom o ADECEC,  y apolítica formada por profesionales catalanes como del resto de España.

Es necesario retomar la iniciativa en la comunicación del relato "constitucionalista" ante los medios internacionales y dejarla en manos de profesionales, porque el tiempo de la política va tarde y hay mucho trabajo que realizar, sin tancredismos ni equidistancias.

Una agencia de comunicación externa podría haber salvado a Cifuentes

Mucho se ha escrito y analizado sobre la estrategia de comunicación que Cristina Cifuentes, Presidenta de la Comunidad de Madrid, ha acometido para abordar la penosa situación del máster que ya es de sobra conocida.

Lo que parece que no se ha indicado es sobre la posibilidad de que las cosas hubieran sido distintas de haber contado con el asesoramiento de una agencia de comunicación externa para analizar toda la situación con independencia y objetividad.

Algunas veces, incluso el equipo interno más experto puede cometer un error de apreciación, sobre todo cuando hay mucho en juego.

La precipitación, el primer error de la comunicación de crisis

Una de las primeras consideraciones que debe hacer una agencia de comunicación externa tiene que ver con el tiempo de reacción.  

A veces, por intentar reaccionar rápido, se comete un error del que luego es difícil salir.  Es decir, hay que liderar los tiempos de la comunicación en todo momento.  En ocasiones hace falta ganar tiempo para no precipitarse.

A estas alturas, fue evidente que el vídeo que Cifuentes divulgó la misma tarde en que el escándalo se destapó la ha perseguido hasta ahora.

En comunicación de crisis hay que responder rápido, pero evitar ser rehén de los tiempos de otros.  Eso es algo que es más difícil decir cuando se está dirigiendo a un jefe nervioso.  

Subestimar o sobrestimar la capacidad de comunicación

No siempre es evidente que la rutina consigue que se dimensionen las cosas de una u otra manera.  

Los departamentos de comunicación se centran en algunos medios, sobre todo los que son "amigos" y con gran poder de alcance e influencia, y se minusvalora otros porque los consideran menores.

En cambio, una agencia de comunicación experimentada sabe que no hay medio pequeño, ya que todos los días está tratando de conseguir cobertura para todo tipo de clientes y sus profesionales saben que un clipping se obtiene con mucho trabajo, incluso los de los que se pueden considerar menores.

Matar al mensajero es en realidad un tiro en el pie

Quizás el peor error de un departamento de comunicación interno resida en que "sólo se debe a un cliente", que es su jefe.

Un agencia de comunicación no puede darse el lujo de pelear con ningún periodista, porque eso significaría un problema para todos sus clientes.   Lo que suele hacerse es contactar con el medio y hacerle saber la posición oficial para equilibrar lo que ya ha aparecido en el medio.  Es otra manera de ganar tiempo y de conseguir que se nos tenga en cuenta en las discusiones que surjan a partir de ese momento.

Anunciar la demanda contra la periodista y el medio que publicó la noticia del máster de Cifuentes es otro error que se debió a solo tener en cuenta la visión del departamento interno.

Por estos y otros motivos, se puede decir que una agencia de comunicación externa podría haber salvado a Cifuentes, quizás ahora ya sea demasiado tarde.

¿Agencia de prensa o gabinete de prensa?

¿Agencia de prensa o gabinete de prensa?

Pese a la importancia que han ido cobrando en los últimos años los gabinetes de prensa, sigue siendo muy común confundir su labor con la de otros organismos del sector, como la de las agencias de prensa.

Un gabinete de prensa gestiona la relación de una empresa con los medios de comunicación, mientras que una agencia de prensa se encarga de recoger informaciones y transmitirlas a sus clientes, los medios.

El público al que se dirigen es distinto y también lo son sus funciones. A continuación, mostramos sus principales características y las diferencias entre ambos.

El trabajo de las Agencias de Prensa

Las agencias de prensa o agencias de noticias se dedican a recoger las noticias que reciben de sus corresponsales, situados en distintos lugares y de enviarlas a sus clientes: radios, diarios, televisiones, etc. Estos medios de comunicación están suscritos a la agencia, es decir, pagan una cuota, normalmente mensual, por recibir informaciones que les son de interés y que pueden publicar libremente.

Esta suscripción puede ser de información pura o puede incluir, a su vez, imágenes o infografías. Gracias a este servicio los medios pueden ahorrar costes, ya que se evitan los gastos por desplazamiento y el tener que contar con periodistas en cada zona geográfica o área temática que abarcan.

Funciones de un Gabinete de Prensa

Un gabinete de prensa, por su parte, es un organismo al cual contratan las empresas y que se encarga de gestionar la relación de éstas con los medios de comunicación. El gabinete atiende las solicitudes de los medios y realiza distintas acciones enfocadas a difundir informaciones o novedades de la empresa entre los medios de comunicación, para así llegar a una audiencia más amplia y diversa.

La principal función de un gabinete de prensa es la redacción de notas de prensa y de dosieres de prensa. En una nota de prensa, la empresa se dirige a los medios de comunicación para anunciarles alguna información de interés periodístico relacionada con su actividad empresarial, mientras que, con la elaboración de un dosier de prensa, se refuerza, amplía y complementa esta información. 

Entre otras funciones, el gabinete de prensa también se dedica a recibir y responder las demandas de los medios, establecer una relación cercana y de confianza con ellos, a elaborar informes de la cobertura mediática de la empresa y a hacer un seguimiento constante de los principales medios de comunicación del territorio.

Importancia en las Relaciones Públicas

Los gabinetes de prensa son una herramienta básica dentro de la estrategia de comunicación de cualquier empresa, ya que permiten llegar a cualquier publicación de forma rápida y eficaz. Agencias de comunicación como túatú ofrecen un servicio de Gabinete de Prensa a sus clientes, redactando notas de prensa, estableciendo contactos con periodistas y medios para conseguir la máxima difusión de las mismas y haciendo un seguimiento posterior de su impacto en la audiencia.