Una buena forma de favorecer el trabajo en equipo, mejorar la comunicación interna en la empresa e incrementar el rendimiento de los trabajadores en la empresa es por medio de las reuniones de trabajo. Sin duda, reunir al personal con cierta frecuencia o cuando hay que comunicar algo o resolver problemas es una excelente idea para cualquier negocio.
¿Cuándo organizar reuniones de trabajo? Lo ideal es hacerlas cada semana o cada mes para intentar poner puntos en común, buscar sugerencias y ver si alguien tiene alguna inquietud o sugerencia, pero también se pueden hacer cada mes. Hay empresas que solo reúnen a su personal con una mayor frecuencia y otras solo cuando hay que comunicar algo, pero lo mejor es hacer reuniones frecuentes. Además de las reuniones formales, es recomendable hacer alguna reunión informal o en que se realicen ciertas actividades entretenidas de vez en cuando.
¿Cómo organizar reuniones de trabajo? Los empleados han de estar informados siempre de cuándo se va a realizar la próxima reunión, ya sea porque siempre se realizan en los mismos días o porque se comunica personalmente o en un lugar visible con anticipación. Ha de organizarse de forma que todos puedan asistir, y por supuesto en horario de trabajo (a menos que se compensen las horas). Si hay muchos empleados, conviene reducirlos en grupos para tener una comunicación más efectiva. La duración recomendada puede ser de 30 minutos a 2 horas, siempre planificando bien qué es lo que se hará en ese tiempo y el objetivo de la reunión. Hay que ceñirse a los temas de los reuniones, orientar bien la reunión pero incentivar, permitir y valorar las sugerencias y aportaciones de los trabajadores.
Después de cada reunión hay que intentar pararse a pensar qué ha sucedido en ella y si hay algo que replantearse. Hay que tomar nota de todo porque esta es la mejor forma de mejorar.