El Departamento de Prensa

El Departamento de Prensa

El Departamento de Prensa de una empresa es el órgano encargado de la relación de la misma con los medios de comunicación y de la difusión de información relevante sobre la organización.

Esta área se ha convertido en una parte imprescindible de la empresa, pues la comunicación es, cada vez más, una herramienta estratégica fundamental dentro de cualquier organismo. Para gestionarla de manera eficaz, es necesario que haya en plantilla personal dedicado exclusivamente a ello.

Funciones del Departamento de Prensa

1.    Recibir consultas de prensa

Una de las acciones más usuales de este sector es responder a las peticiones de los medios de comunicación. Los periodistas suelen necesitar ponerse en contacto con las empresas para hacer preguntas acerca de alguna información relevante o destacada que quieran publicar. Para ello y con tal de no saturar el departamento de Atención al Cliente o a los propios trabajadores, el Departamento de Prensa atiende las consultas y es el responsable de poner en contacto directamente al periodista con la persona que mejor pueda atenderle.

2.    Proporcionar material de prensa

Otra de las funciones de este departamento es la de elaborar y difundir material útil para los medios de comunicación. Desde imágenes corporativas o imágenes de la empresa, el equipo y su directiva para el uso mediático hasta el mismo logo de la firma. También puede encargarse de elaborar dosieres institucionales, con explicaciones sobre la gestión y organización de la empresa, sus cuentas o beneficios anuales, así como un resumen de las acciones llevadas a cabo por la empresa en materia de RSC en los últimos meses, por ejemplo.

3.    Elaborar notas de prensa y otros documentos

Una tarea imprescindible dentro del Departamento de prensa es la elaboración y difusión de notas y dosieres de prensa, así como de otros documentos tales como artículos, columnas y editoriales. Hacer llegar a los medios información y actualizaciones sobre los últimos hechos acontecidos en la institución es imprescindible para que éstos hagan difusión de los mismos.

Los artículos y notas de prensa deben incluir información sobre actividades institucionales, cambios a nivel interno y externo o decisiones importantes que deban trascender al público. Deben ser hechos noticiosos, que los medios de comunicación consideren de interés general y quieran compartir con su audiencia.

4.    Promover y difundir la imagen de la empresa

Con todo esto, la función última o el objetivo que persigue un Departamento de Prensa es el de difundir la misión, visión y valores de la empresa entre los diferentes públicos, así como su imagen corporativa. La organización debe crear una identidad cultural y un sentimiento de pertenencia en el público

Esto se consigue gracias a la colaboración con el resto de sectores de la empresa –especialmente con el Departamento de Marketing- y a las acciones realizadas en comunicación y a que ésta sea gestionada de forma adecuada y eficaz. Para ello, el departamento debe establecer un vínculo con los periodistas, atenderlos adecuadamente y que esto se traslade al consumidor.

Responsables del Departamento de Prensa

Las funciones del Departamento de Prensa pueden estar integradas dentro del Departamento de Comunicación de la empresa, que se encarga de la comunicación tanto a nivel interno como externo de la organización, o dentro del Departamento de Marketing. No obstante, muchas empresas lo incluyen como un órgano independiente, gestionado por un equipo dedicado en exclusiva a la comunicación con la prensa, bajo las órdenes de un Jefe o Responsable de Prensa.

Sin embargo, no todas las empresas, por sus características o su dimensión, deciden incluirlo dentro de la compañía. Algunas apuestan por externalizar este servicio y una opción muy recurrente es acudir a una agencia de comunicación externa que realice el servicio de Departamento de Prensa de la empresa. Túatú proporciona este servicio a empresas de distintos sectores, ayudando a la empresa a acercarse a los medios y a elaborar informes o material de prensa útil.

¿Quién conforma el departamento de prensa?

¿Quién conforma el departamento de prensa?

El departamento de prensa, conocido también como gabinete de prensa, es el órgano encargado de difundir información relevante y actividades institucionales de una empresa u organización hacia diversos medios de comunicación. Así mismo, otro de sus objetivos es promover una imagen positiva y elaborar las estrategias de comunicación externa de la empresa. Los profesionales que trabajan en un departamento de prensa son variados dependiendo del tamaño de la empresa. Por ejemplo, puede encontrarse que una sola persona lleve a cabo todas las funciones del departamento de prensa o que estas funciones estén muy bien repartidas entre un personal multidisciplinario. Veamos los profesionales más típicos y sus funciones dentro de un departamento de prensa.

Profesionales de un departamento de prensa

1.   Director de Comunicación

Dependiendo de la importancia que le dé una empresa u organización a la figura del director de comunicación, éste se encuentra integrado al equipo de dirección y gestión del alto nivel o se encuentra como el director del departamento de prensa. Su función es crear el concepto, planificar y gestionar la imagen pública de la empresa que representa.

2.   Director de Relaciones con los Medios

Este es el profesional encargado de coordinar la gestión y la relación con los medios de comunicación. Por lo general, son periodistas o licenciados en comunicación social. Dentro de sus funciones están la preparación de los documentos que deben entregarse a los medios, como el dossier de prensa y material corporativo, redacción y distribución de notas de prensa, gestión de la solicitud de información, contacto con influencers o líderes de opinión o el clipping de prensa. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que adicionalmente se cuente con un personal encargado exclusivamente de la redacción de discursos y de la columna de opinión de la empresa.

3.   Organizador de Eventos

Cuando las empresas deben hacer constantemente eventos o los eventos que se realizan son de gran magnitud, suele contratarse a un organizador de eventos. Éste se encarga de planificar, organizar y desarrollar congresos, reuniones, ferias, simposios, ruedas de prensa, etc. En algunos casos, es necesario contar, además, con un director artístico de eventos, quien se encargará del diseño artístico del mismo.

4.   Community Manager

La figura del community manager es relativamente nueva dentro de departamento de prensa. Su función principal es la de crear, gestionar y dinamizar la comunidad de usuarios que pueda tener una empresa en internet. Su preparación profesional, además, hace que se catalogue como el profesional perfecto para el clipping de medios, una labor que va más allá de recopilar apariciones en prensa, ya que involucra todo tipo de medios incluyendo prensa digital, blogs y redes sociales. Este profesional es clave para mantener una buena reputación de la marca en la sociedad cibernética.

¿Buscas un departamento de prensa externo? En túatú contamos con un departamento de prensa profesional y multidisciplinario al alcance de tus necesidades y presupuesto.