El Departamento de Prensa
El Departamento de Prensa de una empresa es el órgano encargado de la relación de la misma con los medios de comunicación y de la difusión de información relevante sobre la organización.
Esta área se ha convertido en una parte imprescindible de la empresa, pues la comunicación es, cada vez más, una herramienta estratégica fundamental dentro de cualquier organismo. Para gestionarla de manera eficaz, es necesario que haya en plantilla personal dedicado exclusivamente a ello.
Funciones del Departamento de Prensa
1. Recibir consultas de prensa
Una de las acciones más usuales de este sector es responder a las peticiones de los medios de comunicación. Los periodistas suelen necesitar ponerse en contacto con las empresas para hacer preguntas acerca de alguna información relevante o destacada que quieran publicar. Para ello y con tal de no saturar el departamento de Atención al Cliente o a los propios trabajadores, el Departamento de Prensa atiende las consultas y es el responsable de poner en contacto directamente al periodista con la persona que mejor pueda atenderle.
2. Proporcionar material de prensa
Otra de las funciones de este departamento es la de elaborar y difundir material útil para los medios de comunicación. Desde imágenes corporativas o imágenes de la empresa, el equipo y su directiva para el uso mediático hasta el mismo logo de la firma. También puede encargarse de elaborar dosieres institucionales, con explicaciones sobre la gestión y organización de la empresa, sus cuentas o beneficios anuales, así como un resumen de las acciones llevadas a cabo por la empresa en materia de RSC en los últimos meses, por ejemplo.
3. Elaborar notas de prensa y otros documentos
Una tarea imprescindible dentro del Departamento de prensa es la elaboración y difusión de notas y dosieres de prensa, así como de otros documentos tales como artículos, columnas y editoriales. Hacer llegar a los medios información y actualizaciones sobre los últimos hechos acontecidos en la institución es imprescindible para que éstos hagan difusión de los mismos.
Los artículos y notas de prensa deben incluir información sobre actividades institucionales, cambios a nivel interno y externo o decisiones importantes que deban trascender al público. Deben ser hechos noticiosos, que los medios de comunicación consideren de interés general y quieran compartir con su audiencia.
4. Promover y difundir la imagen de la empresa
Con todo esto, la función última o el objetivo que persigue un Departamento de Prensa es el de difundir la misión, visión y valores de la empresa entre los diferentes públicos, así como su imagen corporativa. La organización debe crear una identidad cultural y un sentimiento de pertenencia en el público
Esto se consigue gracias a la colaboración con el resto de sectores de la empresa –especialmente con el Departamento de Marketing- y a las acciones realizadas en comunicación y a que ésta sea gestionada de forma adecuada y eficaz. Para ello, el departamento debe establecer un vínculo con los periodistas, atenderlos adecuadamente y que esto se traslade al consumidor.
Responsables del Departamento de Prensa
Las funciones del Departamento de Prensa pueden estar integradas dentro del Departamento de Comunicación de la empresa, que se encarga de la comunicación tanto a nivel interno como externo de la organización, o dentro del Departamento de Marketing. No obstante, muchas empresas lo incluyen como un órgano independiente, gestionado por un equipo dedicado en exclusiva a la comunicación con la prensa, bajo las órdenes de un Jefe o Responsable de Prensa.
Sin embargo, no todas las empresas, por sus características o su dimensión, deciden incluirlo dentro de la compañía. Algunas apuestan por externalizar este servicio y una opción muy recurrente es acudir a una agencia de comunicación externa que realice el servicio de Departamento de Prensa de la empresa. Túatú proporciona este servicio a empresas de distintos sectores, ayudando a la empresa a acercarse a los medios y a elaborar informes o material de prensa útil.
