Al momento de realizar cualquier congreso, independientemente de su temática, busca a expertos. Una agencia de eventos te facilita desde el primer momento todo lo que necesitas como organizador. La experiencia y asesoramiento de este tipo de empresas te evitarán malos ratos. Además, impide que pierdas tiempo y realices gastos innecesarios por falta de conocimiento.
La idea es que cumplas tus objetivos y supere las expectativas con un servicio de calidad. La agencia de eventos tiene que encargarse de la logística antes, durante y después.
En este artículo, más allá de compartir contigo las razones para contratar los servicios de este tipo de empresas, queremos indicar cuáles los criterios para optar por una u otra para organizar un congreso.
Criterios para contratar una agencia de eventos
1.- Experiencia
Busca agencias de eventos con experiencia en el tipo de congreso que vas a realizar. Por ejemplo, si es un congreso científico, evalúa si ya han trabajado en esa área. Investiga las reseñas en prensa para saber si realmente fue un éxito.
Valora la creatividad que tuvieron en los eventos realizados, el número de personas que asistieron y los comentarios de sus clientes.
Si por el contrario, deseas darle la oportunidad a una agencia de eventos nueva, conoce a su equipo. Es decir, su perfil, su conocimiento y experiencia en el área de organización de eventos.
2.- La agencia de eventos y su propuesta de valor
Cada agencia de eventos que contactes debe tener una estrategia definida que sea creativa y determine más a tu público. Luego, de evaluar las diferentes propuestas pueden elegir la que más se adapte al objetivo.
3.- Precios
Sí buscas rentabilidad, debes analizar tanto el precio como todos los aspectos que ellos te ofrecen. Piensa si realmente ese servicio tiene el valor de acuerdo a su oferta y a su experiencia.
De la misma manera, toma en cuenta tu presupuesto si realmente se ajusta a todo lo que deseas realizar.
4.- Agencia de eventos multidisciplinaria
Busca agencias que te ofrezcan soluciones integrales, es decir, si para el congreso necesitas prensa, que ellos se encarguen de contactar a los medios.
Sin embargo, no todo depende de la agencia de eventos, el 50% también es responsabilidad del cliente. Por eso, debes tener una idea de lo que realmente deseas para poder cumplir o superar tus expectativas.
¿Qué información debe tener la agencia que contactes?
1.- Programa de ponencias y actividades
Como organizador es necesario que definas a las personas que quieres que participen en las ponencias. Asimismo, tendrías que definir qué actividades se desarrollarían en ese congreso.
2.- Diseño de imagen del congreso
Determina con el equipo de la agencia de eventos la imagen para el congreso. Recuerda que estará en todos los soportes publicitarios tanto impresos como digitales.
3.- Alojamiento
Si ya tienes pensado el número de ponentes y participantes, la logística tiene que ser en función de ello. La agencia de eventos, puede ayudarte a buscar y a definir el mejor sitio para realizar tu evento. Así como los mejores precios de acuerdo a tu presupuesto.
4.- Coordinar en conjunto
Es un error pensar que todo depende de una agencia de eventos, trata de involucrarte, forma parte de las tomas de decisiones. Construye una alianza desde el primer momento.
Si estás buscando una agencia de eventos de manera integral, contáctanos
