Gabinete de Comunicación en Madrid
El Gabinete de Comunicación de cualquier empresa es un órgano asesor, encargado de la comunicación a nivel externo e interno de la institución.
Es por ello que cualquier empresa, sobre todo si está ubicada en una gran ciudad y tiene aspiraciones de expansión, debe contar con un área dentro dedicada exclusivamente a cuidar de la comunicación. Veamos cuáles son las principales líneas de actuación de un Gabinete de Comunicación en Madrid.
Funciones de Comunicación Externa
El Gabinete de Comunicación es el encargado de trazar las estrategias de comunicación de la empresa. Decidirá, por tanto, el nivel de colaboración con los medios, si se conceden o no entrevistas y a qué medios se hace, qué aspecto de la marca hay que resaltar y cómo trabajarlo. En definitiva, qué acciones y qué herramientas se usarán para trabajar la comunicación a nivel externo.
Para ello, es vital que se encargue de gestionar eficazmente la relación de la empresa con los medios, que conozca y se acerque a la prensa, que elabore notas y dosieres de prensa para mantener a los periodistas bien informados y que atienda adecuadamente sus consultas y peticiones.
También es importante que cuente con una agenda de contactos, para saber a quién acudir en caso de buscar difusión de alguna novedad de la empresa, así como proporcionar una agenda de la empresa, con las actividades o eventos próximos, para que los medios puedan acudir y cubrir esa información.
Será tarea del Gabinete de Comunicación mantener una buena relación con los clientes. Para ello, deberá reforzar los canales que se dedican a la comunicación y la interacción con los usuarios, especialmente en lo que respecta a la comunicación online de la empresa. Deberá elaborar, por ejemplo, una newsletter con novedades, mantener activas las redes sociales de la empresa y ayudar en las tareas de marketing y publicidad de la misma.
Por otro lado, es conveniente que coordine y organice diversos eventos para interactuar directamente y en persona con clientes y demás actores relacionados con la empresa, y que participe en las ferias y congresos importantes del sector.
Así mismo, un Gabinete de Comunicación de una empresa en Madrid debe encargarse de las relaciones institucionales; de hablar asiduamente con los diversos agentes del mercado y del sector en que se ubica la empresa, con proveedores y administración pública, etcétera.
Funciones de Comunicación Interna
El Gabinete de Comunicación en Madrid no sólo trabaja a nivel externo, también debe encargarse de gestionar la comunicación interna de la empresa, tanto en dirección ascendente –de empleados a jefes-, como descendente –de jefes a empleados- y horizontal –entre empleados y departamentos-.
Se puede involucrar en acciones como, por ejemplo, la organización de despachos abiertos o reuniones periódicas, en que los trabajadores puedan dirigirse sobre ciertas cuestiones directamente a sus superiores. O a la inversa, gestionando un servicio de mailing o un tablón de anuncios para que los jefes puedan hablar directamente a sus subordinados. Además, puede administrar herramientas para que fluya la comunicación entre empleados y entre las diferentes áreas de la empresa, como un foro o un chat interno.
Además, el Gabinete de Comunicación debe encargarse de la elaboración, si la empresa lo requiere, de un Manuel de Acogida para nuevos empleados, y de una revista interna en la que se informe a todos los integrantes de la empresa de diversas novedades importantes, que puedan interesarles o afectarles.
Un Gabinete de Comunicación en Madrid debe establecer, además, una estrategia o manual de comunicación de crisis, para que, en caso de que se produzca cualquier incidencia dentro de la organización, todos los implicados en la comunicación de la misma estén preparados y sepan cómo actuar (en qué momento anunciarlo en RRSS, cuánto esperar para llamar a los clientes…).
Creación de un Gabinete de Comunicación
La empresa puede decidir si incorpora dentro de su plantilla a los miembros del Gabinete de Comunicación, creando así un departamento específico para ello o si, por lo contrario, opta por contratar los servicios de una Agencia de Comunicación que ofrezca el servicio de Gabinete de Comunicación en Madrid.
Agencias como túatú están especializadas en establecer estrategias de comunicación y en trabajar la comunicación a diversas escalas. Por eso, es recomendable contar con un equipo de expertos que asesore y se encargue de la comunicación de la empresa en su totalidad o de manera parcial.
