Comunicar un ascenso no es tan fácil como parece, aunque es de lejos mucho mejor que hacer una carta de recomendación, ya que aunque se trata de una buena noticia para la persona que asciende hay que llevar este tema con sumo cuidado.
A lo que más se suele recurrir en este caso es a utilizar una carta de ascenso en que se comunique al trabajador su nuevo puesto de trabajo y se le felicite por ello. En ella se ha de indicar los datos de la empresa, saludar al empleado, decirle que es uno de los mejores trabajadores de la empresa, felicitarlo, comentarle algunos datos de su recorrido laboral e indicar las nuevas funciones y expectativas que se tiene con él, además de las competencias y habilidades que se le requieren. Se puede hacer en un papel normal o en un memorando de la empresa.
La carta debe ser muy personal, aunque se puede recurrir a alguna de las plantillas prediseñadas de cartas de comunicación de ascenso, o a ejemplos, para saber cómo orientarse en la comunicación.
Además de dar la buena noticia, es recomendable decir al empleado que se espera mucho de él en su puesto de trabajo y se tienen todas las esperanzas de la empresa depositadas en él (sin presionar de ningún modo, sino más bien motivando). Y lo es porque los trabajadores valoran estos hechos más que un simple ascenso impersonal. Aunque otras personas, familiares y amigos, felicitan a quien asciende profesionalmente, también es bueno que lo hagan sus superiores.
Hay que estar en disposición de atender a otros empleados que no han conseguido el ascenso, ya que habrá algunos que se preguntarán por qué ellos no o tendrán ciertas quejas. Se debe tratar con sumo cuidado y tacto este tema.